Quand établir une facture ?
L'obligation de facturer
La facture est obligatoire dans les situations suivantes :
- Toute vente ou prestation entre professionnels (B2B) : obligatoire quelle que soit la nature de l'opération
- Vente à distance à un particulier (e-commerce) : obligatoire pour toute commande en ligne
- Livraisons intracommunautaires : obligatoire pour les échanges avec d'autres pays de l'UE
- Acomptes et avances : une facture d'acompte est obligatoire dès réception du paiement partiel
- Demande du client particulier : si un particulier demande une facture, vous devez la fournir
Quand la facture n'est pas obligatoire
En revanche, la facture n'est pas obligatoire :
- Vente au comptant à un particulier (B2C) en magasin : un ticket de caisse suffit
- Prestations de services à un particulier de moins de 25€ TTC (sauf demande)
Attention : Même si la facture n'est pas obligatoire, le ticket de caisse ou la note reste obligatoire pour toute vente à un particulier. La note doit comporter certaines mentions minimales.
Délai d'émission de la facture
à la livraison
au plus tard
dès paiement reçu
| Type d'opération | Moment d'émission | Texte de référence |
|---|---|---|
| Vente de biens | Au moment de la livraison ou du transfert de propriété | Art. 289-I-3 CGI |
| Prestation de services | À l'achèvement de la prestation ou au plus tard à la fin du mois | Art. 289-I-3 CGI |
| Prestations continues | À chaque échéance (mensuelle, trimestrielle...) | Art. 269-2 CGI |
| Acompte / Avance | Dès réception du paiement | Art. 289-I-1 CGI |
Sanctions en cas de non-facturation
Risques encourus
Les mentions obligatoires
Les 16 mentions indispensables
Toute facture doit comporter 16 mentions obligatoires définies par le Code de commerce et le Code général des impôts. L'absence d'une seule mention peut entraîner une amende.
Date d'émission de la facture
Date à laquelle la facture est établie. Doit correspondre à la réalité.
Numéro de facture
Numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue, sans rupture.
Date de la vente ou prestation
Date de livraison du bien ou d'exécution de la prestation si différente de la date de facture.
Identité du vendeur
Nom ou dénomination sociale, adresse du siège social, forme juridique et capital social (pour les sociétés).
12 rue du Commerce, 75001 Paris
Numéro SIREN ou SIRET
Numéro d'identification de l'entreprise au répertoire des entreprises.
Numéro RCS et ville
Pour les commerçants : numéro d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés.
Numéro de TVA intracommunautaire du vendeur
Obligatoire si le vendeur est assujetti à la TVA.
Identité de l'acheteur
Nom ou dénomination sociale et adresse de facturation du client.
45 avenue des Affaires, 69001 Lyon
Numéro de TVA du client (si B2B)
Obligatoire pour les factures supérieures à 150€ HT et pour toute opération intracommunautaire.
Désignation des produits ou services
Dénomination précise, quantité, prix unitaire HT.
Prix unitaire HT
Prix hors taxes de chaque produit ou service, hors remises.
Taux de TVA applicable
Taux de TVA appliqué à chaque ligne (20%, 10%, 5,5%, 2,1%) ou mention d'exonération.
Montant de la TVA
Montant de la TVA par taux si plusieurs taux s'appliquent.
Réductions de prix
Remises, rabais ou ristournes acquises à la date de la vente (et non soumises à conditions).
Total HT et Total TTC
Somme totale hors taxes et toutes taxes comprises à payer.
Conditions de paiement
Date d'échéance, conditions d'escompte, pénalités de retard, indemnité forfaitaire de recouvrement.
Mentions sur les conditions de paiement
Les mentions relatives au paiement sont obligatoires depuis la loi LME de 2008 :
Mentions obligatoires à faire figurer :
• Date d'échéance : date limite de paiement
• Taux des pénalités de retard : minimum = 3× le taux d'intérêt légal (ou taux BCE + 10 points)
• Indemnité forfaitaire de recouvrement : 40€ (obligatoire pour les factures B2B)
• Conditions d'escompte : en cas de paiement anticipé (ou mention "Pas d'escompte pour paiement anticipé")
Mentions spécifiques selon les cas
Micro-entrepreneur / Franchise en base de TVA
Si vous êtes en franchise en base de TVA (micro-entrepreneur sous les seuils, option pour la franchise), vous ne facturez pas de TVA. Une mention obligatoire doit figurer :
Mention obligatoire :
"TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts"
Autoliquidation de la TVA
Dans certains cas, c'est le client qui doit déclarer et payer la TVA (autoliquidation) :
| Situation | Mention à apposer |
|---|---|
| Sous-traitance BTP | "Autoliquidation de la TVA par le preneur - Article 283-2 nonies du CGI" |
| Livraison intracommunautaire | "Exonération de TVA - Article 262 ter I du CGI" |
| Exportation hors UE | "Exonération de TVA - Article 262 I du CGI" |
| Prestation à un assujetti UE | "TVA due par le preneur - Article 283-2 du CGI" |
Facture d'acompte
Lorsqu'un acompte est reçu avant la livraison ou la prestation, une facture d'acompte doit être émise avec :
- Toutes les mentions obligatoires d'une facture classique
- La mention "Facture d'acompte" ou "Acompte"
- Référence au devis ou au contrat concerné
- Montant de l'acompte HT et TTC
- TVA sur l'acompte (exigible à l'encaissement pour les prestations de services)
Avoir / Facture rectificative
En cas d'erreur ou d'annulation partielle, vous devez émettre un avoir (ou facture rectificative) :
- Numéro unique (séquence distincte ou même séquence avec préfixe "AV")
- Référence à la facture d'origine (numéro et date)
- Motif de l'avoir (retour, erreur de facturation, remise...)
- Montants en négatif ou mention claire "Avoir"
- TVA correspondante (négative)
Interdiction : Il est interdit de modifier ou supprimer une facture déjà émise. En cas d'erreur, il faut obligatoirement émettre un avoir puis, si nécessaire, une nouvelle facture corrigée.
Mentions sectorielles
| Activité | Mentions supplémentaires |
|---|---|
| Artisan | Numéro au Répertoire des Métiers (RM), assurance décennale (si applicable) |
| Agent commercial | Numéro au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC) |
| Profession libérale réglementée | Ordre professionnel d'appartenance, qualification |
| E-commerce | Droit de rétractation, coordonnées du médiateur |
| BTP | Assurance décennale (nom, adresse, couverture géographique) |
| Transport | Numéro de licence de transport |
TVA sur la marge
Pour certaines activités (biens d'occasion, agences de voyage...), la TVA est calculée sur la marge et non sur le prix de vente :
Mentions à apposer :
• "Régime particulier - Biens d'occasion" (art. 297 A du CGI)
• "Régime particulier - Agences de voyages" (art. 266-1-e du CGI)
La TVA ne doit PAS apparaître sur la facture (pas de mention du taux ni du montant de TVA).
Numérotation et conservation
Règles de numérotation
La numérotation des factures obéit à des règles strictes pour garantir l'intégrité et la traçabilité de la comptabilité.
✅ Obligatoire
• Séquence chronologique
• Numérotation continue (sans trou)
• Numéro unique
• Basé sur une série unique ou plusieurs séries distinctes
❌ Interdit
• Sauter des numéros
• Dupliquer un numéro
• Revenir en arrière
• Supprimer une facture émise
Formats de numérotation acceptés
| Format | Exemple | Commentaire |
|---|---|---|
| Numéro simple | 1, 2, 3... | Valide mais peu pratique sur le long terme |
| Préfixe + numéro | FA-001, FA-002... | Permet de distinguer des autres documents |
| Année + numéro | 2025-001, 2025-002... | Remise à zéro possible chaque année |
| Année-mois + numéro | 202501-001 | Très précis, adapté aux gros volumes |
| Séries multiples | PARIS-001, LYON-001 | Autorisé si chaque série est continue |
Conseil : Adoptez un format incluant l'année (FA-2025-0001) pour faciliter l'archivage et permettre une remise à zéro en début d'exercice tout en garantissant l'unicité des numéros.
Durée de conservation
obligatoire (commerce)
fiscale
minimum
| Document | Durée minimale | Fondement |
|---|---|---|
| Factures émises et reçues | 10 ans | Art. L123-22 Code de commerce |
| Documents comptables | 10 ans | Art. L123-22 Code de commerce |
| Justificatifs fiscaux | 6 ans | Art. L102 B Livre des procédures fiscales |
| Pièces de TVA | 6 ans (min 3 ans) | Art. 286 CGI |
Format de conservation
Format papier
Originaux conservés dans un lieu sûr. Classement chronologique recommandé. Doit rester lisible pendant toute la durée de conservation.
Format électronique
Depuis 2017, les factures peuvent être conservées uniquement sous forme numérique si l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité sont garanties.
Conditions pour la conservation électronique :
• Format non modifiable (PDF, PDF/A recommandé)
• Horodatage et signature électronique (pour les factures dématérialisées)
• Sauvegarde régulière sur support pérenne
• Indexation permettant la recherche
• Accès rapide en cas de contrôle fiscal
La facturation électronique
La réforme de la facturation électronique
La France met en place une obligation de facturation électronique pour toutes les transactions B2B. Cette réforme majeure se déploie progressivement :
Grandes entreprises et ETI
Obligation d'émettre et de recevoir des factures électroniques
PME et micro-entreprises
Obligation d'émettre et de recevoir des factures électroniques
Dès septembre 2026 : Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques, même si elles ne sont pas encore obligées d'en émettre.
Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
Attention : une facture envoyée par email en PDF n'est pas une facture électronique au sens de la réforme. Une vraie facture électronique est :
- Créée sous forme électronique (pas une numérisation de papier)
- Transmise via une plateforme de dématérialisation agréée
- Dans un format structuré lisible par les machines (Factur-X, UBL, CII)
- Avec authenticité et intégrité garanties
Les formats acceptés
| Format | Description | Avantage |
|---|---|---|
| Factur-X | Format mixte : PDF lisible + données XML intégrées | Lisible par l'humain ET par les machines |
| UBL (Universal Business Language) | Format XML standardisé international | Standard européen, interopérable |
| CII (Cross Industry Invoice) | Format XML basé sur la norme UN/CEFACT | Compatible avec les échanges internationaux |
Le circuit de la facture électronique
1. Émission
Le fournisseur crée la facture dans son logiciel de gestion ou de facturation
2. Transmission via PDP ou PPF
La facture est transmise à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou au Portail Public de Facturation (PPF)
3. E-reporting
Les données de la facture sont automatiquement transmises à l'administration fiscale
4. Réception
Le client reçoit la facture via sa propre plateforme ou le PPF
5. Archivage
La facture est archivée de manière sécurisée avec valeur probante
PDP ou PPF : que choisir ?
PPF - Portail Public de Facturation
• Gratuit
• Fonctionnalités de base
• Géré par l'État (via Chorus Pro)
• Adapté aux petites structures
PDP - Plateforme Dématérialisation Partenaire
• Payant (abonnement)
• Fonctionnalités avancées
• Intégration avec les logiciels de gestion
• Services additionnels (suivi, relance, paiement...)
L'e-reporting
En plus de la facturation électronique, un e-reporting est mis en place pour les transactions non concernées par la facture électronique :
- Ventes B2C : transmission des données de chiffre d'affaires
- Transactions internationales : ventes et achats avec l'étranger
- Encaissements : pour les prestations de services (TVA sur encaissements)
Anticipez : Commencez dès maintenant à vous préparer ! Choisissez un logiciel de facturation compatible, formez-vous aux nouveaux formats, et identifiez la plateforme (PDP ou PPF) que vous utiliserez.
Délais de paiement et pénalités
Délais de paiement légaux
Les délais de paiement entre professionnels sont strictement encadrés par la loi LME pour lutter contre les retards de paiement.
sans mention
date de facture
si prévu au contrat
| Situation | Délai maximum | Calcul |
|---|---|---|
| Par défaut (sans mention) | 30 jours | À compter de la réception des marchandises ou de l'exécution de la prestation |
| Délai convenu | 60 jours maximum | À compter de la date d'émission de la facture |
| 45 jours fin de mois | 45 jours fin de mois | Si prévu au contrat ou CGV (équivalent à ~60 jours max) |
| Secteurs dérogatoires | Variable | Transport (30j), alimentation périssable (30j), boissons alcoolisées (30j fin de mois)... |
Pénalités de retard
En cas de retard de paiement, des pénalités sont dues de plein droit, sans mise en demeure préalable.
Taux des pénalités de retard :
• Minimum légal : 3 fois le taux d'intérêt légal (soit environ 12-15% par an en 2025)
• Taux couramment pratiqué : Taux BCE + 10 points (soit environ 14% en 2025)
• À mentionner sur la facture : le taux applicable doit figurer dans les CGV et sur la facture
Calcul des pénalités
Formule :
Pénalités = Montant TTC × Taux annuel × (Jours de retard ÷ 365)
Exemple : Facture de 5 000€ TTC, 30 jours de retard, taux 14%
Pénalités = 5 000 × 14% × (30/365) = 57,53€
Indemnité forfaitaire de recouvrement
En plus des pénalités de retard, une indemnité forfaitaire de 40€ est due pour frais de recouvrement :
- Montant fixe : 40€ par facture impayée à l'échéance
- Due de plein droit : sans mise en demeure, dès le premier jour de retard
- Non négociable : toute clause contraire dans les CGV est réputée non écrite
- Complément possible : si les frais de recouvrement réels dépassent 40€, le créancier peut réclamer une indemnisation complémentaire sur justificatifs
Sanctions pour non-respect des délais
Sanctions pour délais de paiement abusifs
Contrôles DGCCRF : La Direction Générale de la Concurrence contrôle activement le respect des délais de paiement et publie chaque année la liste des entreprises sanctionnées. En 2023, plus de 200 millions d'euros d'amendes ont été prononcés.
Bonnes pratiques
Modèle de facture conforme
Voici un exemple de facture intégrant toutes les mentions obligatoires :
MonEntreprise SARL
12 rue du Commerce
75001 Paris
Tél : 01 23 45 67 89
contact@monentreprise.fr
SIRET : 123 456 789 00012 5
RCS Paris 123 456 789 6
Capital : 10 000€ 4
TVA : FR 12 123456789 7
FACTURE
N° FA-2025-0042 2
Date : 15/01/2025 1
Prestation du : 10/01/2025 3
Facturé à 8
Client Exemple SAS
45 avenue des Affaires
69001 Lyon
TVA : FR 34 987654321 9
| Désignation 10 | Qté | Prix unitaire HT 11 | TVA 12 | Total HT |
|---|---|---|---|---|
| Prestation de conseil en stratégie digitale | 5 jours | 800,00€ | 20% | 4 000,00€ |
| Frais de déplacement | 1 | 150,00€ | 20% | 150,00€ |
| Total HT | 4 150,00€ 15 |
| TVA 20% 13 | 830,00€ |
| Total TTC | 4 980,00€ 15 |
Les erreurs à éviter
- Oublier des mentions obligatoires : chaque mention manquante = 15€ d'amende
- Mauvaise numérotation : trous, doublons ou retours en arrière dans la séquence
- Modifier une facture émise : interdit ! Faire un avoir si besoin
- Ne pas conserver les factures : 10 ans de conservation obligatoire
- Oublier l'indemnité de recouvrement : mention des 40€ obligatoire en B2B
- Délai de paiement trop long : 60 jours maximum (ou 45 jours fin de mois)
- Envoyer un simple PDF par email : ne sera plus suffisant pour le B2B dès 2026
- Oublier la mention franchise TVA : si vous n'êtes pas assujetti
Conseils pour une facturation efficace
Automatisez
Utilisez un logiciel de facturation qui gère automatiquement la numérotation, les mentions légales et l'archivage.
Facturez vite
Émettez vos factures dès la livraison ou la prestation. Plus vous tardez, plus vous serez payé tard.
Relancez
Mettez en place un processus de relance : rappel avant échéance, relance à J+7, mise en demeure à J+30.
Anticipez 2026
Préparez-vous à la facturation électronique : choisissez un logiciel compatible, formez-vous aux nouveaux formats.
Outils et logiciels recommandés
| Type | Solutions | Adapté pour |
|---|---|---|
| Gratuit / Freemium | Henrri, Facture.net, Zervant | Auto-entrepreneurs, TPE avec peu de factures |
| Comptabilité intégrée | Pennylane, Indy, Tiime | PME souhaitant lier facturation et comptabilité |
| Gestion commerciale | Axonaut, Sellsy, Sage | Entreprises avec CRM et gestion commerciale |
| E-commerce | Modules natifs (Shopify, WooCommerce, Prestashop) | Boutiques en ligne |
Critères de choix d'un logiciel :
✅ Conforme aux mentions légales françaises
✅ Numérotation automatique sans possibilité de modification
✅ Export comptable (FEC)
✅ Compatible facturation électronique 2026 (Factur-X, PDP, PPF)
✅ Archivage sécurisé et pérenne
Ce qu'il faut retenir
La facture est un document juridique, comptable et fiscal qui obéit à des règles strictes. Une facture non conforme expose l'entreprise à des sanctions et peut bloquer la déduction de TVA pour le client. Avec la réforme de la facturation électronique, ces exigences vont encore se renforcer.
obligatoires
obligatoire
recouvrement
électronique
Les clés du succès : utilisez un logiciel de facturation qui automatise les mentions légales, facturez rapidement après chaque vente ou prestation, et anticipez la réforme 2026 en vous équipant d'outils compatibles avec la facturation électronique.
Pour MonEntrepriseFacile : Ce guide peut alimenter un module de facturation intégré. En fonction du statut juridique et du régime de TVA, la plateforme pourrait générer des factures conformes avec toutes les mentions obligatoires, gérer la numérotation automatique, et préparer l'entreprise à la facturation électronique.